静岡市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

（趣旨）

1　この要領は、住民基本台帳法（昭和42年法律第81号。以下「法」という。）第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務の取扱いについて、法令に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

（閲覧に供する書類及び管理）

2　閲覧に供する書類及びその管理は、次によるものとする。

（1）閲覧に供する書類は、住民基本台帳に記録されている者の氏名、出生の年月日、男女の別及び住所を記載し、町ごとに住所順にリスト表形式に編集したもの（以下「住民リスト表」という。）とする。

（2）住民リスト表は、区役所戸籍住民課において当該区の区域に係るものを管理する。

3　住民リスト表は、年4回（2月、5月、8月及び11月とする。）、内容を更新するものとし、当該月の翌月1日から更新後の住民リスト表を閲覧に供する。ただし、区長が特に必要があると認める場合は、同日前であっても更新後の住民リスト表を閲覧させることができる。

　（閲覧日及び閲覧時間）

4　閲覧を実施する日及び時間は、次のとおりとする。ただし、区長が必要があると認める場合は、この限りでない。

（1）閲覧日は、次に掲げる日以外の日とし、区役所戸籍住民課の業務に支障のない範囲内において、区長が指示するものとする。

ア　静岡市の休日を定める条例（平成15年静岡市条例第2号）第1条第1項に規定する市の休日

イ　住民リスト表の内容の更新に係る差換作業を行う日

ウ　ア及びイに掲げるもののほか、区長が必要があると認める日

（2）閲覧時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時30分までとする。ただし、区長が適当と認めるときは、午前8時30分から午前9時まで及び午後4時30分から午後5時15分までの間において、延長することができる。

（閲覧の請求に係る様式例）

5　住民基本台帳事務処理要領（昭和42年自治振第150号自治省行政局長通知等）第2-3-（1）-ア-（ア）に規定する法第11条の規定による請求に係る様式例は、様式第1号とする。

（閲覧の申出）

6　法第11条の2の規定による申出は、住民基本台帳閲覧申出書（様式第2号）に次に掲げる書類を添付するものとする。

（1）閲覧誓約書（様式第3号）

（2）調査用紙、郵便物等閲覧理由を確認する書類

（3）法人にあっては、登記事項証明書及び会社概要

（4）他者の委託を受けて申出する場合にあっては、当該委託に係る契約書の写し及び当該委託者に係る前号に掲げる書類

（5）前各号に掲げるもののほか、区長が必要があると認める書類

（特別の事情による申出）

7　法第11条の2第1項第3号に規定する特別の事情による居住関係の確認として区長が定めるものは、次に掲げる場合とする。

（1）法令に基づく権限の行使のために居住関係を確認する場合であって、区長が適当と認めたとき。

（2）住民基本台帳の一部の写しを閲覧することのほかに確認の手段がない場合であって、区長が適当と認めたとき。

（請求又は申出の時期）

8　法第11条による請求又は法第11条の2による申出は、閲覧をしようとする日前7日までに行うものとする。ただし、区長が特に理由があると認める場合は、同日後においても行うことができる。

（閲覧日の決定等）

9　区長は、前項に規定する閲覧の請求又は申出があったときは、当該請求又は申出の内容を審査した上で閲覧日を決定し、電話その他の方法により閲覧を認めることとした請求した機関（以下「請求機関」という。）又は申し出た者（以下「申出者」という。）に通知するものとする。

（本人確認のための文書）

10　住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令（昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。）第2条第3項第2号に規定する閲覧者（以下「閲覧者」という。）が本人であることを確認するための文書による照会は、住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書（様式第4号）により行うものとし、閲覧を認めることとした申出者から求めがあった場合に、閲覧者に郵送するものとする。

（疑義の解明）

11　第8項に規定する請求又は申出の内容に疑義があるときは、区長は、請求機関又は申出者に対し、必要な事項について質問し、又は資料の提出を求めるものとする。

（閲覧場所）

12　閲覧の場所は、区役所戸籍住民課の所定の場所とする。

（身分証明書等の提示の請求）

13　区長は、閲覧の実施の際は、閲覧者に対し、省令第2条第3項に規定する閲覧者が本人であることを確認するための書類の提示を求めるものとする。

（閲覧者）

14　区長は、閲覧実施の際は、閲覧者に対し、閲覧者記録用紙（様式第5号）への記入を求めるものとする。

（住民リスト表の記載事項の転記）

15　区長は、閲覧者が住民リスト表の記載事項を転記しようとするときは、住民基本台帳閲覧対象者調査書（様式第6号）に、当該閲覧の目的の達成に必要な限度において転記させるものとする。この場合において、区長は、閲覧の終了後に、住民リスト表の記載事項を転記した住民票閲覧対象者調査書を複写し、転記された事項について点検するものとする。

（閲覧に当たり遵守させる事項）

16　区長は、閲覧を行う者には、次の事項を遵守させるものとする。

（1）第6項第1号の閲覧誓約書において誓約した事項を遵守すること。

（2）指定された場所以外に住民リスト表を持ち出さないこと。

（3）住民リスト表を丁重に取り扱うとともに、汚損し、若しくは破損し、又は加筆等をしないこと。

（4）写真撮影等をしないこと。

（5）職員の事務執行の妨げとなる行為をしないこと。

（6）前各号に掲げるもののほか、管理上必要な指示に従うこと。

（閲覧の中止）

17　区長は、閲覧者が前項の規定に違反したときは、直ちに閲覧を中止させることができる。この場合において、住民リスト表から転記した事項があるときは、当該転記した事項が記載された書面を回収するものとする。

（公表）

18　区長は、法第11条第3項又は法第11条の2第12項の規定により、毎年度の3月末日までの状況について、翌年度の6月末日までに公告その他の方法により公表するものとする。

（委任）

19　この要領に定めるもののほか、閲覧事務の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附則

（施行期日）

1　この要領は、平成18年11月1日から施行する。

（住民基本台帳の大量閲覧に関する事務取扱要領の廃止）

2　住民基本台帳の大量閲覧に関する事務取扱要領（平成15年4月1日施行）は、廃止する。

附則

この要領は、平成22年1月22日から施行する。

附則

この要領は、令和3年10月1日から施行する。